ملف مقدم الخدمة
لكل موظف يقدم خدمة ملف يحدد:
- الخدمات التي يقدمها: طبيب جلدية لا يظهر في مواعيد الأسنان، وفني الكهرباء لا يُسند إليه تغيير الزيت.
- مدة مختلفة للخدمة نفسها عند الحاجة: مثل استشارة مدتها 20 دقيقة لدى استشاري و30 دقيقة لدى أخصائي.
- الفروع التي يعمل فيها، بجدول مستقل لكل فرع.
- ظهوره في الحجز الإلكتروني: بالاسم، أو ضمن «أي مقدم متاح» فقط، أو عبر الاستقبال فقط.
- المعلومات التي تظهر للعميل: الاسم، والتخصص، ونبذة مختصرة إن رغبت.
الورديات والراحة والإجازات والاستثناءات
| العنصر | مثال | أثره على الحجز |
|---|---|---|
| الوردية الأساسية | الأحد إلى الخميس، 9 ص – 5 م | تحدد الأوقات القابلة للحجز |
| وردية منقسمة | 9 ص – 1 م ثم 4 م – 9 م | فترة الانقطاع لا تُعرض للحجز |
| فترات الراحة | صلاة الظهر، استراحة الغداء | تُحجب يوميًا تلقائيًا |
| الإجازة | إجازة سنوية من 1 إلى 10 | تُغلق الأيام وتُعرض المواعيد المتأثرة |
| الاستثناء | يوم عمل إضافي يوم السبت | يفتح وقتًا غير معتاد للحجز |
| الغياب الطارئ | اعتذار صباح اليوم | تُعرض مواعيد اليوم لإعادة الإسناد |
ماذا يحدث عند غياب موظف لديه مواعيد؟
- يُسجل مدير الفرع الإجازة أو الغياب.
- يعرض النظام كل المواعيد المتأثرة في قائمة واحدة.
- لكل موعد: إسناد إلى موظف آخر مؤهل ومتاح في الوقت نفسه، أو إعادة جدولة، أو إلغاء.
- يُبلَّغ كل عميل بالتعديل برسالة تلقائية.
بهذه الطريقة لا يكتشف العميل الغياب عند وصوله، ولا يحتاج الاستقبال إلى الاتصال بالعملاء واحدًا واحدًا.
كيف تُوزع المواعيد على الموظفين؟
عندما يختار العميل «أي مقدم متاح»، يوزع النظام الموعد وفق القاعدة التي تعتمدها منشأتك:
- الأقرب توفرًا: أول موظف مؤهل لديه الوقت المطلوب.
- التوزيع المتوازن: الموظف الأقل مواعيد في ذلك اليوم.
- الأولوية: ترتيب تحدده للموظفين، مثل تقديم الأخصائي المتفرغ على الاستشاري.
وعندما يختار العميل موظفًا بالاسم، تظهر له أوقات ذلك الموظف فقط.
التوزيع يتم وفق قواعد التوفر والمهارة التي تحددها، ويمكنك مراجعة أي موعد وإعادة إسناده يدويًا.
الجدول اليومي للفرع ولكل موظف
شاشة الفرع: أعمدة للموظفين وصفوف للوقت، مع حالة كل موعد بلون: مؤكد، بانتظار التأكيد، حضر، مدفوع، لم يحضر، استراحة. من الشاشة نفسها يُنقل الموعد إلى وقت أو موظف آخر، ويُبلَّغ العميل بالتعديل.
تطبيق الموظف: يرى مقدم الخدمة من جواله مواعيده لليوم والأيام القادمة، وملاحظات كل عميل، وتنبيهًا بوصول العميل عند تسجيل حضوره في الاستقبال.
الموظف الذي يعمل في أكثر من فرع
يُعد للموظف جدول مستقل لكل فرع، مثل: الأحد والثلاثاء في فرع الملقا، والإثنين والأربعاء في فرع النرجس. يمنع النظام حجز موعدين للموظف في فرعين في الوقت نفسه، ويمكن إضافة وقت انتقال بين الفرعين في اليوم الواحد.
مؤشرات أداء الموظفين
- الإشغال: نسبة الوقت المحجوز من ساعات الوردية.
- الحضور وعدم الحضور في مواعيد كل موظف.
- عدد المواعيد المكتملة حسب الخدمة والفترة.
- التقييمات التي يمنحها العملاء بعد الخدمة.
هذه المؤشرات تساعد مدير الفرع على ضبط الورديات حسب الطلب الفعلي، ومعرفة من يحتاج دعمًا أو ساعات أكثر.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع الموظف تعديل جدوله بنفسه؟
حسب الصلاحيات التي تمنحها: يمكن أن يطلب الموظف إجازة أو استثناءً ويعتمده مدير الفرع، أو أن يبقى الجدول بيد المدير فقط.
هل يمكن ربط الجداول بنظام الموارد البشرية؟
يمكن استقبال الإجازات والورديات من نظام الموارد البشرية عبر التكامل، ويُحدد نطاق الربط في مرحلة التحليل.
ماذا لو اختلفت مدة الخدمة من موظف لآخر؟
تُحدد المدة على مستوى الخدمة، ويمكن تخصيص مدة مختلفة لموظف بعينه.
هل يرى الموظف مواعيد زملائه؟
حسب دوره: مقدم الخدمة يرى مواعيده فقط عادة، والاستقبال ومدير الفرع يريان جدول الفرع كاملًا.
كيف نتعامل مع فترات الصلاة؟
تُضاف فترات ثابتة إلى الوردية تُحجب يوميًا، ويمكن ضبطها لكل فرع.
شاهد جدول فريقك كما سيبدو في النظام
أرسل عدد مقدمي الخدمة وطريقة ورديّاتهم، لنعرض عليك سيناريو جدولة مطابقًا لفرعك.