سير المكالمة في النظام
- البحث: برقم الجوال أو الاسم، فيظهر ملف العميل ومواعيده القادمة ورصيده.
- الخدمة: يختار الموظف الخدمة المطلوبة.
- أقرب موعد: يعرض النظام أقرب الأوقات المتاحة في الفرع المطلوب، أو في كل الفروع.
- الحجز: بضغطة، مع إرسال التأكيد للعميل تلقائيًا.
- الدفع: رابط دفع يُرسل للعميل إن تطلبت الخدمة ذلك.
وتتم إعادة الجدولة والإلغاء من الشاشة نفسها، مع تطبيق سياسة الخدمة.
العميل الذي يحضر دون موعد
يُسجل الموظف الزيارة المباشرة كموعد فوري لدى أول مقدم خدمة متاح، أو يضيفه إلى قائمة الانتظار لليوم. فتظهر الزيارات المباشرة في الجدول والتقارير كغيرها من المواعيد.
مركز اتصال لعدة فروع
يرى موظف مركز الاتصال توفر الخدمة في كل الفروع المسموح له بها، فيقترح على العميل الفرع الأقرب إليه أو الأسرع توفرًا. وتعمل هذه الشاشة من أي مكان عبر المتصفح.
المتابعة اليومية للاستقبال
- مواعيد اليوم بحالاتها: قادم، وصل، في الخدمة، انتهى، لم يحضر.
- مواعيد غير مؤكدة لليوم التالي للتواصل مع أصحابها.
- مبالغ مستحقة على العملاء القادمين.
- طلبات بانتظار الموافقة.
كل عملية باسم من نفّذها
يُسجل مع كل حجز أو تعديل أو إلغاء: اسم الموظف، والوقت، والقناة. يفيد ذلك في مراجعة الأخطاء، وقياس أداء فريق الاستقبال ومركز الاتصال.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن ربط الشاشة بنظام الهاتف لدينا؟
يُبحث الربط مع نظام الاتصال في مرحلة التحليل، بحسب ما يتيحه من واجهات.
هل يستطيع موظف الاستقبال تجاوز السعة؟
حسب صلاحيته. يمكن منح مشرف صلاحية إضافة موعد خارج السعة مع تسجيل السبب.
كم يستغرق تدريب موظف الاستقبال؟
الشاشة مبنية على مهام الاستقبال اليومية، ويُدرّب كل دور على مهامه ضمن التنفيذ.
اختصر مكالمة الحجز إلى خطوات قليلة
أرسل عدد موظفي الاستقبال ومركز الاتصال وحجم المكالمات التقريبي، لنعرض عليك الشاشة على سيناريو من يومك.