الرسائل التي يرسلها النظام في دورة الموعد
| الرسالة | متى تُرسل | ماذا تتضمن |
|---|---|---|
| تأكيد الحجز | فور الحجز أو بعد الموافقة | رقم الموعد، الخدمة، الفرع، الوقت، التعليمات |
| طلب الدفع | عند الحجز لخدمة تتطلب دفعًا | رابط الدفع ومهلته |
| التذكير الأول | بالتوقيت الذي تحدده قبل الموعد | الوقت والموقع وخيار التأكيد أو إعادة الجدولة |
| التذكير الأخير | قبل الموعد بوقت قصير | تذكير مختصر بالموقع والتعليمات |
| إشعار التعديل | عند نقل الموعد أو إعادة إسناده | الوقت الجديد أو مقدم الخدمة الجديد |
| إشعار الإلغاء | عند الإلغاء من العميل أو المنشأة | تأكيد الإلغاء وما يحدث للعربون |
| إتاحة من قائمة الانتظار | عند توفر وقت شاغر | الموعد المتاح ومهلة قبوله |
| عدم الحضور | بعد تسجيل الغياب | رابط لحجز موعد جديد |
| المتابعة والتقييم | بعد إغلاق الموعد | طلب تقييم الخدمة، أو دعوة لحجز الموعد التالي |
توقيت ونص لكل خدمة
الخدمة التي تتطلب تحضيرًا من العميل تحتاج تذكيرًا مبكرًا، والخدمة القصيرة يكفيها تذكير قبل ساعات. لذلك تُضبط الرسائل على مستوى الخدمة:
- التوقيت: قبل الموعد بعدد الساعات أو الأيام الذي تختاره.
- النص: قوالب بمتغيرات تُملأ تلقائيًا، مثل اسم العميل ووقت الموعد واسم الفرع ورابط الموقع.
- التعليمات الخاصة: «احضر صائمًا»، «أحضر رخصة السيارة»، «رابط الاجتماع مرفق».
- الإيقاف: رسائل لا تناسب خدمة معينة يمكن تعطيلها لها.
مثال نص تذكير:
مرحبًا نورة، نذكّرك بموعدك لجلسة العلاج الطبيعي يوم الأحد الساعة 10:00 صباحًا في فرع الملقا. للتأكيد أرسل 1، ولإعادة الجدولة أرسل 2.
التأكيد وإعادة الجدولة من الرسالة
يستطيع العميل الرد على التذكير مباشرة:
- التأكيد: تتغير حالة الموعد إلى «مؤكد من العميل»، فيعرف الاستقبال من سيحضر.
- إعادة الجدولة: يُفتح له رابط يعرض الأوقات المتاحة، وفق سياسة إعادة الجدولة للخدمة.
- الإلغاء: يُلغى الموعد ويعود الوقت متاحًا أو يُعرض على قائمة الانتظار.
المواعيد التي لم يؤكدها أصحابها تظهر للاستقبال في قائمة واحدة، ليتواصل معهم قبل الموعد إن رغب.
القنوات المتاحة
| القناة | متى تناسب |
|---|---|
| الرسائل النصية SMS | تصل إلى كل جوال، مناسبة للتأكيد والتذكير المختصر |
| البريد الإلكتروني | للتفاصيل الطويلة والمرفقات والفواتير |
| واتساب | للردود السريعة بالتأكيد أو إعادة الجدولة |
تُفعّل القنوات عبر مزود معتمد لكل قناة. رسائل واتساب التجارية تُرسل وفق قوالب يعتمدها المزود مسبقًا، ويُراجع ذلك مع منشأتك عند التفعيل.
رسوم مزودي الرسائل وواتساب تُحتسب منفصلة عن ترخيص النظام، بحسب المزود الذي تعتمده منشأتك وحجم رسائلها.
إشعارات فريقك الداخلية
الرسائل لا تقتصر على العملاء:
- مقدم الخدمة: تنبيه بموعد جديد في جدوله، أو بوصول العميل عند تسجيل حضوره.
- مدير الفرع: تنبيه بطلبات تنتظر الموافقة، أو بغياب موظف لديه مواعيد.
- الاستقبال: قائمة المواعيد غير المؤكدة لليوم التالي.
كيف تعرف أثر التذكيرات؟
تعرض التقارير:
- حالة الإرسال لكل رسالة: أُرسلت، أو لم تصل.
- نسبة التأكيد من العملاء قبل الموعد.
- نسبة عدم الحضور لكل خدمة وفرع، قبل تعديل إعدادات التذكير وبعده.
بهذه الأرقام تقرر: هل تحتاج خدمة معينة تذكيرًا إضافيًا؟ أم عربونًا؟ أم تذكيرًا أبكر؟
الأسئلة الشائعة
هل يمكن تغيير نص الرسائل؟
نعم، لكل رسالة قالب تعدّله منشأتك، مع متغيرات تُملأ تلقائيًا.
هل تشمل تكلفة النظام رسوم الرسائل؟
رسوم الرسائل النصية وواتساب تُدفع لمزود الخدمة بحسب حجم الإرسال، وتُوضح في عرض السعر منفصلة عن ترخيص النظام.
هل نستخدم مزود الرسائل الحالي لدينا؟
يمكن ربط مزودكم الحالي إن كان يوفر واجهة ربط، ويُتحقق من ذلك في مرحلة التحليل.
هل تصل الرسائل باسم منشأتنا؟
تصل الرسائل النصية باسم المرسل المسجل لمنشأتكم لدى المزود، ورسائل واتساب من الحساب التجاري لمنشأتكم.
هل يمكن إيقاف التذكيرات لعميل بعينه؟
نعم، يُسجل في ملف العميل أنه لا يرغب في الرسائل التسويقية أو التذكيرات، ويحترم النظام ذلك.
اضبط رسائل خدماتك قبل أن يفوت الموعد التالي
أرسل خدماتك الأكثر غيابًا والقنوات التي تستخدمها اليوم، لنعرض عليك إعداد التذكيرات المناسب لها.