نظام حجز وإدارة المواعيد للمنشآت متعددة الخدمات والفروع

ما الذي يديره النظام؟

يعمل النظام على أربعة مستويات مترابطة:

الفصل بين هذه المستويات يعني أن كل شخص يرى ما يحتاجه فقط: العميل يرى الأوقات المتاحة، والاستقبال يرى جدول اليوم، ومدير الفرع يضبط فرعه، والإدارة ترى الصورة كاملة.

رحلة الموعد من الطلب إلى الإغلاق

كل موعد يمر بمراحل واضحة، ولكل مرحلة حالة يراها الفريق وإجراء مرتبط بها:

1. اختيار الخدمة: يحدد العميل الخدمة، ثم الفرع، ثم مقدم الخدمة أو «أي مقدم متاح».
2. عرض التوفر: يحسب النظام الأوقات التي يتوفر فيها مقدم الخدمة والمورد المطلوب معًا، مع احتساب مدة الخدمة ووقت التجهيز والفاصل بعدها.
3. إدخال البيانات: الاسم والجوال، والحقول الخاصة بالخدمة، والمرفقات إن طلبتها الخدمة.
4. المراجعة (عند الحاجة): الخدمات التي تتطلب اعتمادًا تبقى بحالة «بانتظار الموافقة» حتى يراجعها المسؤول.
5. الدفع (عند الحاجة): دفع كامل أو عربون، مع مهلة يُلغى بعدها الحجز غير المدفوع ويعود الوقت متاحًا.
6. التأكيد: رسالة برقم الموعد وتفاصيله وتعليمات الحضور.
7. التذكير: قبل الموعد بالتوقيت الذي تحدده، مع خيار التأكيد أو إعادة الجدولة أو الإلغاء وفق سياستك.
8. الوصول: يُسجَّل الحضور من الاستقبال أو برمز الموعد، ويُبلَّغ مقدم الخدمة.
9. تقديم الخدمة: يرى مقدم الخدمة موعده وملاحظات العميل.
10. الإغلاق والتقييم: يُغلق الموعد بحالته النهائية (مكتمل، لم يحضر، ملغى)، ويصل العميل طلب التقييم.

النتيجة العملية: كل موعد له سجل كامل بمن أنشأه وعدّله ومتى، ويمكن تتبع أي حالة عالقة قبل أن تصبح مشكلة في يوم التشغيل.

الخدمات والموارد: أساس دقة الجدول

دقة المواعيد تبدأ من تعريف الخدمة بشكل صحيح. لكل خدمة في النظام:

• المدة ووقت التجهيز قبلها والفاصل بعدها (للتنظيف أو التحضير).
• السعر والضريبة وطريقة الدفع: كامل أو عربون أو عند الوصول.
• الفروع التي تُقدَّم فيها، والموظفون المؤهلون لتقديمها.
• الموارد المطلوبة: غرفة، جهاز، قاعة، كرسي، مسار صيانة.
• تعليمات العميل قبل الموعد، والمرفقات المطلوبة إن وجدت.

كيف يمنع النظام التعارض؟ عند ربط الخدمة بمورد، لا يُعرض الوقت إلا إذا كان الموظف والمورد متاحين معًا طوال مدة الخدمة. وعندما يحاول عميلان حجز آخر وقت متاح في اللحظة نفسها، يُثبَّت الحجز الأول، ويُعرض على الثاني أقرب وقت بديل.

مثال: جلسة علاج طبيعي مدتها 45 دقيقة تحتاج أخصائيًا وغرفة علاج مجهزة. إذا كان الأخصائي متاحًا لكن الغرفة محجوزة، لا يظهر الوقت للعميل.

الموظفون والفروع

الموظفون: لكل موظف الخدمات التي يقدمها، وورديات عمله، وفترات الراحة والإجازات والاستثناءات (مثل يوم عمل إضافي أو غياب طارئ). عند إضافة إجازة لموظف لديه مواعيد، يعرض النظام المواعيد المتأثرة لإعادة إسنادها أو جدولتها وإبلاغ العملاء.

توزيع المواعيد: يختار العميل مقدم الخدمة بالاسم، أو يترك الاختيار للنظام ليوزع المواعيد على المتاحين وفق قواعد التوفر والمهارة التي تحددها.

الفروع: لكل فرع ساعات عمله وخدماته وأسعاره وسعته وموظفوه، ويمكن أن يعمل الموظف في أكثر من فرع بجدول لكل منها. مدير الفرع يدير فرعه، والإدارة المركزية ترى جميع الفروع ومؤشراتها في لوحة واحدة.

أنواع الحجز

قواعد الحجز والطاقة الاستيعابية وقوائم الانتظار

تتحكم القواعد في سلوك الجدول دون تدخل يدوي:

• فترة الحجز المسبق: إلى أي مدى في المستقبل يمكن الحجز.
• أقل مدة قبل الموعد: مثل عدم قبول حجز يبدأ خلال ساعتين.
• السعة: عدد المواعيد المتاحة لكل خدمة في كل فترة.
• الإلغاء وإعادة الجدولة: حتى متى يُسمح بهما، وماذا يحدث للعربون.
• سياسة التأخر: مهلة الانتظار قبل اعتبار العميل غائبًا.

قائمة الانتظار: عندما تمتلئ الفترة، يسجل العميل رغبته. عند الإلغاء، يُبلَّغ المنتظر بحسب ترتيب الأولوية، ويُمنح مهلة لقبول الموعد قبل عرضه على التالي.

التذكيرات والإشعارات

تُحدد لكل خدمة الرسائل التي تُرسل ونصوصها وتوقيتها: تأكيد الحجز، التذكير قبل الموعد، إشعار التعديل أو الإلغاء، إشعار الغياب، ورسالة المتابعة بعد الخدمة.

القنوات المتاحة: الرسائل النصية، والبريد الإلكتروني، وواتساب عبر مزود معتمد. تُحتسب رسوم مزودي الرسائل منفصلة عن ترخيص النظام، بحسب المزود الذي تعتمده منشأتك.

المدفوعات والباقات

طرق الدفع لكل خدمة: دفع كامل عند الحجز، أو عربون والباقي عند الوصول، أو دفع كامل في الفرع.

حالات الدفع: بانتظار الدفع، مدفوع، عربون مدفوع، انتهت المهلة، مسترد. يُلغى الحجز غير المدفوع تلقائيًا بعد انتهاء مهلته، ويعود الوقت متاحًا.

الاسترداد: يُسجّل وفق السياسة التي تعتمدها منشأتك، مع سجل مطابقة يربط كل عملية مالية بموعدها.

الباقات: رصيد جلسات يُخصم مع كل حجز، مع تاريخ صلاحية، وكوبونات بشروط تطبيق محددة.

وسائل الدفع المتاحة لعملائك: مدى وApple Pay والبطاقات الائتمانية، والتقسيط عبر تابي وتمارا. ويُصدر النظام الفاتورة الضريبية الإلكترونية المرتبطة بمنصة فاتورة (المرحلة الثانية).

العملاء والاستقبال ومركز الاتصال

ملف العميل: بيانات التواصل، المواعيد السابقة والقادمة، المدفوعات، الملاحظات، المرفقات، التصنيفات والتفضيلات. تتحكم الصلاحيات في من يطلع على كل جزء.

الاستقبال ومركز الاتصال: عند اتصال عميل، يبحث الموظف باسمه أو جواله، ويرى أقرب موعد متاح للخدمة المطلوبة، ويحجز أو يعدّل نيابة عنه. كل عملية تُسجّل باسم من نفّذها.

تسجيل الوصول: من شاشة الاستقبال أو برمز الموعد، ثم يُحوّل العميل إلى مسار الخدمة، أو إلى نظام الطوابير عند وجود تكامل معه.

التقارير والمؤشرات

كل التقارير قابلة للتصفية بالفترة والفرع والخدمة والموظف، وقابلة للتصدير.

الصلاحيات وسجل العمليات

الأدوار قابلة للتعديل وفق هيكل منشأتك، وكل تعديل على موعد أو إعداد يُسجّل باسم من نفّذه ووقته. وتُستضاف البيانات في مراكز بيانات داخل المملكة، مع خيار النشر على خوادم المنشأة.

التكامل والتخصيص

التكامل: يرتبط النظام بأنظمة CRM وERP والمحاسبة والموارد البشرية، وبموقعك وتطبيقك، والتقاويم ومنصات الاجتماعات، وبوابات الدفع، ومزودي الرسائل، عبر واجهات API وWebhooks. الربط مع كل نظام يُحدد في مرحلة التحليل بحسب ما يتيحه من واجهات.

التخصيص: النماذج والحقول، وحالات الموعد، وقواعد الحجز، ومسارات الموافقة، والتقارير، والصلاحيات تُهيّأ وفق إجراءاتك. وما يتجاوز الإعداد القياسي يُحدد ويُسعّر ضمن نطاق المشروع.

ثلاثة مستويات للتمييز بينها عند طلب العرض: 1. ميزة أساسية: تعمل بالإعداد. 2. تكامل: يحتاج تفعيلًا وربطًا مع نظام أو مزود آخر. 3. تخصيص: تطوير خاص بمنشأتك يُحدد نطاقه ومدته في العرض.

التنفيذ والتدريب والدعم

1. تحليل الخدمات والفروع وقواعد الحجز والأنظمة المطلوب الربط معها.
2. تهيئة الفروع والموظفين والخدمات والموارد والصلاحيات وصفحة الحجز.
3. ترحيل بيانات العملاء والمواعيد القادمة ومراجعتها.
4. تجربة سيناريوهات التشغيل الفعلية مع فريقك، وتدريب كل دور على مهامه.
5. الإطلاق ومتابعة التشغيل ومعالجة الملاحظات.

مدة التنفيذ تعتمد على عدد الفروع والخدمات وحجم البيانات والتكاملات، وتُحدد في عرض السعر.

متى تحتاج نظامًا متكاملًا بدل تقويم بسيط؟

إذا انطبق عليك عمودان أو أكثر من الجهة اليسرى، فالنظام المتكامل يوفر عليك عملًا يوميًا.

الأسئلة الشائعة